10 aspectos clave para una gestión eficiente de tu óptica

La autora invitada de esta entrada es Ubalda Medina, Óptica y optometrista, Máster en Dirección de Comunicación y Experto en Dirección Comercial. Lleva años colaborado con grandes compañías del sector, ha participado en proyectos de innovación y hoy se encuentra al frente de la óptica de nueva apertura Flamingo.  ¡Bienvenida, Ubalda!

10 aspectos clave para una gestión eficiente de tu óptica

A la hora de poner en marcha un negocio, debemos tomar muchas decisiones que serán clave para conseguir los resultados que queremos. Algunos empresarios se pondrán objetivos económicos muy ambiciosos, otros se centrarán menos en lo económico buscando simplemente su satisfacción personal porque contribuyen a hacer un mundo mejor con su proyecto, otros buscarán reinventar el sector, otros…

Un rasgo común de cualquier empresario de éxito es que tienen una mentalidad de mejora continua y llevan a cabo una gestión eficiente para no derrochar tiempo, dinero y esfuerzo. En este artículo del diario digital Emprendedores, cada uno menciona su caso concreto, pero al final todos hablan de lo mismo: qué decisiones deben tomar para mantener una gestión eficiente.

¿Y esto cómo se consigue? Te respondemos con algunas pautas y ejemplos:

1. Define tu identidad. Tendrás que familiarizarte con conceptos como cultura empresarial (misión, visión y valores) y el diseño gráfico de tu marca/empresa.
Con la misión defines a qué te vas a dedicar. Esto implica una elección. ¿Quieres gestionar una óptica donde prime la última tecnología? ¿O una óptica de diseño? La misión habla sobre quiénes van a ser tus clientes, tus proveedores, tus socios y demás stakeholders.  En la visión van implícitos los objetivos que queremos conseguir o qué queremos llegar a ser en el futuro. ¿Quieres ser un referente a nivel nacional? ¿O quizá tienes pensado crecer internacionalmente?.

Con los valores defines cómo sería tu óptica si fuera una persona. Es decir, defines su personalidad. ¿Actuarás de forma honesta? ¿Serás flexible? ¿Ser transparente será una de las formas de actuar de tu empresa?
Recuerda que al definir tu identidad te estás diferenciando. El concepto de óptica no es algo nuevo, lleva muchos años en funcionamiento. Simplemente estás adaptando un modelo de negocio ya existente para que sea percibido como diferente. Warby Parker ha conseguido ser único en Estados Unidos abriendo ópticas que parecen librerías. Pero también puedes diferenciarte especializándote en un área concreta, por ejemplo, una óptica deportiva. Y si no nos diferenciamos, entonces estamos eligiendo ser baratos. Lo que conlleva el riesgo de que tus competidores te copien (es decir, sean igual de baratos o más) y entonces los clientes tomarán sus decisiones de compra en función del precio. Lo que acarrea a su vez el desgaste del sector en general y, lo más importante para ti, una pérdida paulatina de ingresos por ventas en tu establecimiento.

2. Visión global. Debes tener claro cuáles son las áreas fundamentales que requieren tu atención. Cualquier negocio que quiera subsistir a largo plazo tiene que gestionar 4 áreas periódicamente: finanzas y contabilidad; marketing y comercialización; operaciones y distribución; administración y organización.
Todas las áreas son igual de importantes, tanto en su parte estratégica (investigación, competidores, barreras, mercados, estrategias…) como en su parte operativa. Y, por tanto, debemos dedicar tiempo a gestionar todas ellas. Si dejamos alguna sin atender, el desempeño de la empresa no será el adecuado.
Es decir, no podemos pensar que vamos a salir adelante con una inversión mínima, que las ventas van a llegar solas, que una gestión manual o poco automatizada es la mejor opción para nuestros procesos, que los empleados más baratos van a dar los mejores resultados, que no importa si el ambiente de trabajo es malo… por poner algunos ejemplos. Todos estos aspectos (y más) requieren una atención diaria que no debemos pasar por alto.

3. Busca financiación externa y reinvierte en tu negocio una parte de los beneficios periódicamente. Asegúrate de tener un presupuesto para renovar la imagen del establecimiento, para formar a tus colaboradores o para establecer nuevos objetivos, estrategias y planes de acción. Y no olvides conformar una estructura (trabajadores e instalaciones) acorde a tus metas y posibilidades.

4. Ten en cuenta el ROI a largo plazo. Tu margen de beneficio debe hacer tu negocio escalable. Valora tus futuros ingresos y tus gastos (tanto fijos como variables) para calcular cuál es tu umbral de rentabilidad o punto muerto. Además, debes asumir un porcentaje aceptable de devoluciones, errores humanos, costes de rotura de stock, costes de oportunidad, costes de rotación de personal…

5. La coherencia importa… y mucho. No te desvíes del rumbo. Es decir, puedes pivotar, pero no cambiar la esencia de tu negocio.
Si para ti es importante (y así lo has definido en tu identidad corporativa) trabajar honestamente, has abierto una óptica responsable con el medioambiente y quieres donar parte de tus beneficios a una ONG, luego no puedes hacer todo lo contrario. No podemos poner carteles escritos a mano indicando una oferta si hemos abierto una óptica de diseño. Al igual que no podemos ubicarla en un barrio obrero… todo tiene que ser coherente.
Lo que sí puedes hacer es pivotar. Por ejemplo: Imagina que has decidido abrir una óptica deportiva y que te has propuesto captar franquiciados para abrir 5 franquicias en los próximos 2 años. Pero te das cuenta de que es más fácil empezar distribuyendo tu producto propio a distintas ópticas multimarca que trabajan el área deportiva. En este caso estarías pivotando. Es decir, estarías reorientando tu estrategia sin perder tu identidad. Y, por supuesto, si por ejemplo quieres captar franquiciados o abrir más tiendas, debes realizar unos procedimientos para que todas las partes implicadas actúen de la misma manera.

6. Sólo se mejora aquello que se mide. Está gran frase del genio del management Peter Drucker pone de manifiesto la importancia de conocer aquellos aspectos que se pueden mejorar gracias a la medición. Pues de nada sirve planificar y poner unos objetivos si luego no medimos por qué y en qué medida no los hemos conseguido o en qué porcentaje los hemos superado.
Nuestras propias creencias personales no valen, sólo vale la información que te proporcionan los datos. De esta manera aprendemos de los errores y mejoramos nuestro desempeño.

7. Optimiza tu cadena de valor. Observa los indicadores que te darán pistas para saber si tu gestión va por buen camino y elimina los desechos, es decir, cualquier elemento que reste. Todos tus procesos internos tienen que ir encaminados a sumar. Por ejemplo, si ves que tus clientes no vienen a recoger el producto que han encargado, debes plantearte la opción de cobrarlo por adelantado (total o parcialmente) para mayor seguridad. Igualmente, si ves que muchos de tus clientes abandonan la adaptación de lentillas antes de finalizar, quizá podrías pedir un depósito a cuenta (como hacen en otros sectores) para luego descontarlo del precio final de las cajas definitivas.

8. Presta especial atención a las relaciones interpersonales y el factor humano. Como ya hemos dicho, tus obligaciones como gestor de un negocio eficiente pasan por planificar, organizar, dirigir y controlar si las actividades se ejecutan según lo planificado para corregir posibles desviaciones. Pero ¡ojo!, no vale hacerlo de cualquier forma. Según el Barómetro de Empleo realizado por InfoJobs, los trabajadores españoles buscan que se reconozca su esfuerzo, que les feliciten por su trabajo y que la persona responsable sepa tratar bien a su equipo, que sea honesto y confiable, que tenga empatía, que sepa trabajar en equipo, que delegue y confíe, entre otros. Identificar al mejor talento afín a tus valores y tu filosofía de negocio, incorporarlo a tus filas y lograr fidelizarle para que no tengan razones para marcharse… será uno de tus retos diarios.

9. Foco en el cliente. Debes mantener una postura de escucha activa y saber lo que necesitan tus clientes con el objetivo de adaptarte a sus preferencias. Igual un cliente busca lo más barato y otro cliente prefiere un producto de mayor calidad… Cada cliente es un mundo y debes tener una oferta adaptada a sus necesidades e intereses particulares. Enfocarte en el cliente hoy, te permitirá estar mejor preparado para el mañana.

10. Pide ayuda externa. Es evidente que no vas a poder tú solo con todo. Primero porque la formación de óptico-optometrista no está relacionada con la gestión de un negocio. Y segundo porque una empresa está formada por varias personas y, por tanto, sale adelante gracias al trabajo del equipo.La formación continua en el campo de gestión es fundamental, así como trabajar con equipos externos especializados en estos aspectos. Existen gran variedad de consultoras expertas en estrategia, liderazgo, marketing y operaciones que te guiarán en esta gran aventura de gestionar un negocio de éxito.

Está claro que las decisiones que tomamos hoy condicionan nuestro futuro. Si pensamos en nuestra vida personal, nuestro presente tiene que ver con las decisiones que hemos tomado en el pasado, ¿verdad?
Pues en los negocios ocurre exactamente lo mismo.

Y tú, ¿estás de acuerdo?